部门沟通之"钥"

很多人会有疑问,部门沟通之"钥",这个"钥"是什么呢?这个"钥"就是部门之间沟通的钥匙,就是为了加强部门之间的有效协作。也就是我们口中常说的"产品经理"。

        对产品经理来说,跨部门沟通不良,可能会让他好不容易建立起来的自信瞬间摧毁。
        你认为十万火急的事,到了其它部门主管口中,竟然成了“芝麻绿豆大的事”;原本应该合作解决的问题,到了跨部门会议上,又沦为“各弹各的调”,找不到共识。

        到底,在不同部门各有不同立场与利益的情况下,怎样才能把话说清楚,把成果做出来?很多人抱怨为什么跨部门沟通这么难?其实,只要掌握几个典型基本原则,进行无障碍的跨部门沟通,并非难事。

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    内容提要

            现代社会,沟通,尤其是有效沟通,已成为日常交际的一个基本要求,成为众多企业选拔人才时评判一个人才的重要指标。而在企业内部,部门与部门之间保持有效沟通,也已成为越来越多的企业大力倡导的理念。很多公司就在其核心文化意识里提出了“有效沟通就是生产力”的“沟通意识”。可见,有效沟通对一个团队一个企业有着多么重要的意义。那么,是什么原因造成了部门间的沟通不畅?沟通不畅甚至不沟通会给部门之间乃至企业带来哪些不利影响?如何才能实现部门间的有效沟通?本文将从部门间沟通不畅的原因、影响以及如何实现有效沟通等方面展开论述,希望对公司和各部门实现有效沟通起到一定的帮助作用。

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    关键词:部门 有效沟通

            企业组织功能的发挥在于物流和信息流的畅通,跨部门间的有效沟通不仅是企业生存和发展的基础,而且是企业提高工作质量的关键。企业规模越大,组织内部设立的职能部门越多,跨部门间的有效沟通就显得越重要。

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    五大原因导致沟通不畅

            直接原因:缺乏沟通意识和沟通氛围。部门之间、部门内部各成员因为沟通意识不强或者缺乏,导致从来不主动寻求沟通,遇到问题也不去寻求相关部门的支持,而是独自作战。
            间接原因:没有相关形式提供沟通、交流的机会,人与人之间缺乏共同语言,有陌生感。即使有时被迫去沟通,但这往往显得非常被动。
            根本原因:没有形成有效沟通的机制。导致部门间沟通不畅的根本原因还是公司没有形成一个有效的沟通机制,没有建立一个很好的沟通平台。
            重要原因:领导不带头,员工不参与。各部门的主管领导不带头沟通,员工看着领导都不沟通也就不再把沟通当回事,只是等到事情急到眼前了才临时抱佛脚式的沟通,也就难以实现沟通目的。

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    部门间缺乏沟通可能造成多种不良影响

            首先,缺乏沟通导致信息闭塞,重复工作,效率低下,形成信息壁垒。由于缺乏沟通,部门与部门之间的信息不能共享,就会导致有部门做重复的工作,工作效率低下。
            其次,缺乏沟通可能导致各自为阵,没有战斗力,执行力下降。一个缺乏沟通的团队,其实就如一盘散沙,没有战斗力,也没有执行力,出现 “1+1<2”的情况,甚至彼此的力量互相抵消,其结果不言自明。
            再次,缺乏沟通往往导致部门间出现信任危机。由于日常工作中的不沟通,部门与部门之间,部门内部成员之间,缺乏了解,因为不了解,不清楚对方的工作范畴,也不清楚对方的工作能力,当遇到突发事件需要其他部门予以配合时,就会有"行不行?"的疑虑。
            最后,缺乏沟通,严重时会减缓公司发展速度,甚至动摇公司根基。在竞争日益激烈的现代社会,在风云变幻莫测的当今时代,信息就是资源,信息就是财富,信息就是机遇,而实现信息的快速流通则成为在竞争中取胜的重要因素。

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    实现部门间有效沟通的意义

            首先,从团队建设的角度来说,部门间的有效沟通可以增强团队凝聚力和战斗力,从而可以更好地完成各项具有挑战性的工作。
            其次,从工作绩效的角度来说,部门间的有效沟通可以实现资源共享,信息畅通,从而提高工作效率,避免重复工作,节省人力、物力和财力。
            再次,从整个公司的发展角度来说,部门间的有效沟通可以促进公司内部的良性发展,使公司朝着高效、快速、健康的方向发展,对于实现公司的发展战略具有不可轻视的意义。
            最后,从个人的发展角度来说,部门间的有效沟通可以促进企业员工的成长,使他们相互了解,相互学习,相互帮助,相互信任,形成共同进步的文化氛围。

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    系统设计的成果与文档内容

            1、沟通前先做好准备。在你跟同事讨论事情之前,先把一些基本问题想清楚,不要毫无准备就去,否则很可能得不到你想要的东西。
            2、确保沟通信息无误。当你针对某件项目或议题,进行完跨部门沟通后,务必要回到自己部门,向部属清楚传达最新进度与讯息,才不会让好不容易达成的共识大打折扣。
            3、尊重沟通对象的权力。举例来说,你们最新的网络营销计划下周就要上路了,但是信息部门的网站建置还未完成。这时,不要心急地马上跑去找负责的工程师,你应该去找他的主管,进行协调,找出解决之道。
            4、不要害怕冲突。“如果管理团队在议题的讨论上都没有冲突,决策质量就会低落。”艾林哈特提醒,千万别把“没有冲突”跟“意见一致”混为一谈。
            5、呈现事实,专注中心议题。让沟通聚焦的最好方式,就是呈现具体事实,引导人们迅速将注意力放在中心议题上,减少不当的臆测。
            6、多提选项,保持弹性。多元选项能让选择不再“非黑即白”,经理人有较大的弹性调整自己的支持度,也可以轻易变换立场,不觉得有失颜面,因此能够降低沟通时的人际冲突。